Tuesday, April 17, 2018

Salesforece en cualquier lugar

Registra llamadas, responde a los candidatos con mayor potencial, cierra contratos, supervisa el estado de tu empresa, conecta con tu equipo, mantén tu productividad y céntrate en tus clientes en cualquier momento y lugar. Porque...

¿Sabías que puedes gestionar tu empresa desde cualquier lugar gracias a la aplicación móvil de Salesforce?

Puedes dirigir tu negocio desde tu teléfono de forma más rápida e inteligente.

  • Mantente al día gracias a la agenda y calendario
  • Llama directamentea las reuniones
  • Registra tareas y toma medidas sobre aquellas que requieran tu atención inmediata
  • Consigue que tus oportunidades sigan avanzando
  • Podrás examinar información detallada sobre los casos de servicio, el proceso de ventas y la satisfacción del cliente.

Y todo ello mientras estás en movimiento.

Esta experiencia te aportará directamente los datos más importantes, tus productos conectados, los datos heredados de las aplicaciones de tu oficina administrativa y todos tus archivos.

Incluso podrás editar tus archivos de Micosoft Office directamente desde Salesforce.

Pero además, ¿quieres una aplicación personalizada?

Créala en cuestión de minutos con Salesforce Lightning App Builder.

Los equipos de todos los departamentos pueden crear aplicaciones nuevas, personalizadas y modernas o instalar aplicaciones para móviles desde AppExchange de Salesforce, el mercado de aplicaciones líder.

Es hora de dirigir tu negocio de forma más rápida e inteligente que nunca gracias a la aplicación móvil Salesforce.

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Friday, April 13, 2018

Por qué pasar la información financiera a la nube

Cada día, millones de empresarios utilizan distintos productos y aplicaciones para compartir con otras personas información financiera y de clientes. Estas aplicaciones son a menudo unas herramientas empresariales clave para los profesionales comerciales y contables de hoy en día; pero, a medida que tu negocio crece, tener bloques de datos desconectados frenará ese crecimiento.

No cometas este error.

¿Qué te parece si te decimos que pasar información financiera y de clientes desde distintos productos y aplicaciones a un lugar en la nube tiene sentido, que permitirá a tus equipos de ventas y de contabilidad ganar en productividad y eficiencia?

¿Qué te parece si te decimos que conectar tu departamento de administración y tu departamento de ventas en la nube te dará tranquilidad y permitirá a todo el personal lograr más resultados y con más agilidad?

Con una solución de contabilidad en la nube, podrás dominar los distintos flujos de información de tu empresa y ver las cosas como son, no como querrías verlas.

Entonces podrás utilizar esta información sobre el negocio a la que acabas de acceder para responder a una pregunta aún más importante: ¿qué quiere realmente mi cliente?

Aquí te explicamos las tres señales de aviso a las que debes estar atento si quieres saber cuándo es el momento de pasar tu información crucial financiera y de clientes a la nube.

Te mostraremos qué significa exactamente gestionar tu información más importante con una solución de contabilidad en la nube para ti y para tu negocio.

Y, por último, explicaremos los 9 fastidios de tener bloques de datos que no echarás de menos en cuanto empieces a utilizar una solución de contabilidad en tiempo real.

Tres señales de aviso cruciales de que los bloques de datos desconectados están frenando tu negocio

Vamos a hablar de la utilización de distintos productos y aplicaciones para gestionar tus datos de clientes y cómo esto está frenando el crecimiento de tu negocio.

Estos productos y aplicaciones pueden resultar unas herramientas útiles de gestión y colaboración para información comercial, financiera y de clientes, pero a medida que tu negocio se expande, tus necesidades pasarán a ser más complejas.

Como una familia joven a quien su primera casa le queda pequeña, llegará un momento en que tu negocio tiene que pasar información clave financiera y de clientes a un lugar al que todos puedan acceder de manera segura, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Solo entonces tú y tu equipo podréis centraros en lo que es realmente importante: satisfacer a vuestros clientes y expandir el negocio.

En este capítulo, te mostraremos las tres señales de aviso a las que debes estar atento si quieres descubrir cuándo tiene sentido trasladar tu información financiera y de clientes a un nuevo hogar.

1.ª SEÑAL DE AVISO: TU EQUIPO PIERDE TIEMPO TRATANDO DE CONECTAR DATOS DE DISTINTOS PRODUCTOS Y APLICACIONES

Ningún gerente quiere tomar decisiones empresariales importantes basándose en información limitada u obsoleta; no obstante, muchos pasan horas analizando información financiera y comercial presentada a través de distintos productos y aplicaciones.

Utilizar varios productos y aplicaciones limita la capacidad de los equipos comerciales y financieros para actualizar la información y conectarse mutuamente, y también aumenta las posibilidades de errores en el trabajo de tu equipo.

Por ejemplo, si no hay un lugar central donde almacenar estos datos, las personas o equipos presentan su información por separado e incluso podrían basar sus informes en datos obsoletos.

Este flujo de trabajo inconexo dificulta que puedas compilar la información que necesitas para tomar decisiones de gestión bien fundadas sobre el futuro de tu empresa.

2.ª SEÑAL DE AVISO: TUS EQUIPOS COMERCIALES Y FINANCIEROS PASAN HORAS TRABAJANDO EN LO QUE NO DEBERÍAN

Utilizar distintos productos y aplicaciones y almacenar información de clientes en varios lugares también implica que tu equipo tiene que introducir información clave sobre los clientes en distintos lugares.

Este modo de trabajar lleva bastante tiempo a finales del mes o trimestre, y muchos equipos comerciales y financieros afirman que es un tiempo que podrían dedicar a tareas más provechosas como responder a consultas comerciales, hablar de ideas sobre nuevas promociones de ventas o preparar las cuentas de los principales clientes.

Si tu equipo está dedicando tiempo a introducir manualmente información como gastos o a realizar otras tareas administrativas, tu empresa está perdiendo unas horas facturables valiosas en tareas improductivas.

¿Puedes permitirte dejar que los mejores miembros de tu equipo pasen su jornada en tareas improductivas?

3.ª SEÑAL DE AVISO: A TU EQUIPO LE CUESTA COLABORAR EN LA INFORMACIÓN DE CLIENTES MÁS RECIENTE

Como gerente de un negocio en expansión, te esfuerzas por atajar los procesos de negocio ineficientes, pero ¿has considerado cómo se comparte dentro tu equipo la información sobre clientes?

Por ejemplo, un bufete de abogados podría utilizar un producto para compilar datos financieros relativos a sus clientes y cuentas por cobrar. Y los empleados de este bufete podrían utilizar otra aplicación para colaborar en información actualizada durante su jornada laboral.

Esto significa que varios empleados están utilizando y modificando varias versiones de información de clientes en distintos lugares.

Incluso si estos empleados no cometen errores y se acuerdan de actualizar cada producto o aplicación, compartir internamente la información de clientes más reciente sigue suponiendo un gran reto para
tu equipo. Trabajar en varias versiones de información de clientes es un modo ineficaz de colaborar, y no es el que utilizan las empresas en expansión de hoy en día.

Encontrar un nuevo hogar para tu información más valiosa

Muchas de las aplicaciones y productos actuales seguirán desempeñando un papel en tu empresa, pero por mucho que los domines o por muy creativo que seas con ellos, tienen sus límites. Y tu equipo topará antes con estos límites si dependes de distintos productos y aplicaciones para gestionar información importante de clientes.

La cuestión es esta: Si tu información importante de clientes reside en distintos lugares, estás lastrando el crecimiento de tu negocio. Los gerentes que lo hacen están, sin saberlo, pagando un precio en forma de tiempo perdido, acceso limitado a la información y, en última instancia, pérdida de ventas.

En este capítulo explicamos por qué pasar tu información comercial y financiera a una solución de contabilidad en la nube tiene sentido para tu negocio.

Mejora la calidad de las previsiones financieras

Preparar una previsión de ventas basada en información almacenada en distintos lugares tiene unas limitaciones. Reflexiona sobre si sabes:

  • Cuántos clientes potenciales, presentaciones o presupuestos necesitas para generar una venta.
  • El número de clientes potenciales que hace falta para alcanzar un objetivo.
  • La eficacia de una campaña comercial concreta y la respuesta de los distintos mercados o segmentos.

Almacenar tu información financiera en una solución de contabilidad en la nube te ayudará a ver cuántos clientes potenciales ha conseguido tu empresa y hacer un seguimiento de los ingresos que genera el negocio. También ofrecerá más información sobre el historial de compras de los clientes.

Toma decisiones en base a información comercial más correcta

Si distintos departamentos de la empresa solo pueden acceder a datos de su parte del negocio, o si están utilizando datos incorrectos, la productividad y eficiencia de tus equipos disminuirán. La información de varias
aplicaciones ofrece una perspectiva en un momento determinado y, a menos que esté toda actualizada, esta información pronto queda obsoleta.

Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no se actualizarán cuando cambies la fecha de una posible venta a punto de cerrarse. Esto se agrava cuando los equipos directivos y comerciales utilizan distintas versiones de la información de un cliente.

Ahí es donde una solución de contabilidad en la nube puede ser útil. En la nube, la información siempre está actualizada, siempre en tiempo real: esto significa que tendrás una fuente de datos veraz siempre al día que refleja los cambios en las ventas y los ingresos previstos.

Comprueba si los informes de tu negocio son realistas

El personal comercial es por naturaleza optimista, y este optimismo puede filtrarse a su interpretación de los informes de ventas.

Como gerente, puede que confíes en la opinión de tu equipo comercial, pero a veces tienes que poder interpretar la lógica subyacente en sus gráficos y figuras.

Por eso, vale la pena contar con unos potentes cuadros de mando financieros que puedas verificar de un vistazo y utilizar para moderar el optimismo de tus equipos con algo de realismo.

Protege tus activos empresariales más importantes

Los productos y aplicaciones de hoy en día responden a menudo a elecciones personales. En muchos casos, solo los principales usuarios entienden las peculiaridades de un producto o aplicación complicado y cómo utilizarlos para gestionar los datos de clientes.

¿Qué pasa si uno de estos miembros clave de tu empresa se va?

Sus conocimientos también se perderán y la información que deje no será relevante o no podrá utilizarse, o incluso tendrá que recrearse.

Si quieres proteger a tu empresa de los efectos de la rotación del personal, es lógico mantener la información de clientes, de ventas y financiera en un lugar central, seguro y accesible, como en la nube.

De este modo no perderás información importante ni tendrás que reinventar la rueda cada vez que un representante, contable o gerente se marche. Aún mejor, cuando tu empresa crezca tendrás un sistema en marcha para que todos dispongan de lo que necesitan.

Accede a unos parámetros empresariales más fiables

Una información preparada a partir de bloques de datos desconectados no puede dar a un director de ventas los parámetros que necesita para elaborar unas previsiones de ventas sólidas en las que basarse. Entre estos parámetros se encuentran el coeficiente entre clientes potenciales y pedidos, la ratio de éxito de las propuestas presentadas y los presupuestos.

Seguir estos parámetros mediante una solución en la nube permite a los gerentes aplicar un enfoque ascendente o basado en la actividad a las previsiones de ventas.

Esto significa que las previsiones se basan en los niveles de actividad objetivo, como el número de clientes potenciales y presentaciones de ventas, el número de ofertas y presupuestos y las tasas de conversión demostradas históricamente.

Elimina los reveses inesperados

No deberías tener que dedicar horas a preparar un informe para poder controlar los gastos, ver cuál es el comportamiento de las ventas y determinar si las previsiones de ingresos cumplen los objetivos.
Y no tendrías que deber esperar hasta finales de mes para obtener unos datos de ventas fiables y actualizados.

Tendrías que poder ver toda esta información de un vistazo y poder identificar los clientes prioritarios, las oportunidades, los clientes en riesgo, etc.

No hay nada más alarmante que un revés inesperado con respecto a un objetivo de ventas. Una solución de contabilidad en la nube no evitará estos reveses, pero ya no te cogerán por sorpresa.

Ahorra tiempo

Los gerentes que siguen la información comercial y financiera mediante docenas de aplicaciones pierden unas horas de trabajo valiosas. Están dedicando un tiempo a recopilar información y preparar informes que podría dedicarse a tareas más productivas.

Con una solución de contabilidad en la nube, podrás ver tanta o información de clientes como quieras antes de cualquier reunión. Y no necesitarás a un comercial o a un miembro de tu equipo contable para que te digan cómo va tu empresa.

Una solución de contabilidad en la nube te permite ahorrar tiempo y preservar unas horas de tu jornada que puedes dedicar a gestionar proyectos clave e iniciativas de toda la empresa.

Aumenta la productividad de tu personal

Cuando tus empleados colaboran gracias a información en la nube, toda tu empresa trabaja de manera más inteligente

Por ejemplo, un miembro del equipo comercial podría recibir una llamada de un cliente y luego actualizar información sobre este desde la oficina. Más tarde, si otro comercial ha salido y está a punto de reunirse con este cliente, puede ver la información desde su dispositivo móvil.

Ambos empleados pueden colaborar en un cliente desde cualquier lugar, evitar duplicar el trabajo del otro y ser más productivos.

Básate en unos verdaderos registros y controles de auditoría

Cuando empezaste, no pasaba nada si gestionabas tu negocio utilizando varios productos, porque no era demasiado difícil encontrar donde estaba la información de tus clientes.

No obstante, a medida que tu negocio se expande, gestionar información financiera es más complejo. Un equipo que está creciendo tendrá dificultades para unificar información almacenada en muchos lugares distintos. Unos bloques de datos desconectados no pueden dar la tranquilidad que suponen unos registros y controles de auditoría creados a medida.

Una solución de contabilidad en la nube reúne la información de tus clientes y asegura que tus notas y decisiones estén vinculadas a las cifras para obtener un panorama financiero completo.

Mejora los procesos de negocio

La información de clientes está constantemente fluyendo por tu empresa.

Cuando un cliente solicita un presupuesto, realiza una compra, ordena el envío y paga una factura, su información pasa de un equipo o departamento al siguiente.

Manejar esta información de manera coherente supone un reto. Con una solución de contabilidad en la nube, tu empresa puede configurar cómo se comparte automáticamente determinada información
financiera entre ventas y contabilidad para que ambos departamentos sepan dónde se encuentran los clientes en sus ciclos de facturación.

Estos departamentos o equipos pueden utilizar esta información para decidir cómo actuar antes de ponerse en contacto con un cliente. Además, pueden ahorrar tiempo estableciendo facturas recurrentes.

Una empresa que controla la información sobre sus clientes está mejor posicionada para conseguir sus objetivos.

Mejora la rentabilidad en toda la empresa

Un informe de IDG de 2014 identificó que las empresas con unos datos más eficaces crecían un 35 % más rápido. Es más fácil identificar patrones de ventas y oportunidades de ventas cruzadas si tienes información sobre el volumen y el valor de las transacciones en tu empresa.

Puedes identificar las pérdidas de clientes y tomar medidas para atajarlo antes de perder negocio. Y puedes convertir datos clave de rendimiento en informes fáciles de entender e identificar oportunidades para impulsar el crecimiento de tu empresa.

Por ejemplo, si sabes que hay un retraso en tus existencias actuales, tus equipos comerciales pueden centrarse en vender otros productos y servicios que no estén afectados por este retraso. Mientras tanto, puedes centrarte en mejorar las tasas de ejecución de pedidos en toda la empresa.

Juntos, tú y tus equipos comerciales haréis crecer el negocio.

Trata de vender los productos apropiados a las personas apropiadas

Si tienes unos datos de clientes adecuados, puedes analizar los informes de ventas en tiempo real y decidir qué tipo de productos y servicios promover. Entonces tu equipo de ventas podrá utilizar esta información para realizar ventas cruzadas de los productos relevantes a los clientes existentes.

O bien, un agente comercial podrá utilizarla para determinar si debería tratar de realizar ventas por más valor después de que un cliente compre vuestro producto o servicio.

Utilizando esta información, podrás encontrar los productos y servicios adecuados a las solicitudes de los clientes.

Y podrás ofrecerles lo que desean.

9 preocupaciones que olvidarás al tener consolidados los datos de tus clientes

Si ya estás utilizando software en la nube, ya sabes lo productivo y eficiente que puedes ser gracias al poder de la nube.

La cuestión es: ¿te acuerdas de cómo era utilizar distintos productos, aplicaciones e incluso informes en papel para gestionar tu información de clientes y financiera?

Si aún no utilizas un software en la nube para gestionar tu información comercial y financiera, no te preocupes.

En este capítulo te explicamos 9 cosas que no echarás de menos de trabajar con datos desconectados en cuanto pases tu valiosa información financiera y de clientes a una solución de contabilidad en la nube.

1. Información financiera y de clientes sin actualizar

¿Has intentado alguna vez combinar información de distintas fuentes para luego darte cuenta de que no está al día? Mantener la información en un lugar –en la nube– significa que siempre está actualizada.

2. Preocuparte por las copias de seguridad

Lo único que es peor que la información no actualizada de una aplicación es la pérdida de información crítica. Cuando tus datos están en la nube, siempre se garantiza la copia de seguridad.

3. Perder tiempo con actualizaciones y parches

Como contable, es un fastidio tener que perder el tiempo con actualizaciones técnicas y parches. Por suerte, todo esto se realiza automáticamente en la nube, por lo que puedes concentrarte en tu verdadero trabajo.

4. Tomar decisiones utilizando información obsoleta

Como tienes acceso a la información financiera y de clientes más reciente, no tienes que esperar un correo electrónico con los últimos datos, sino que puedes tomar decisiones y acelerar el crecimiento de tu empresa hoy mismo.

5. Acceder a tus datos

Cuando un miembro importante de tu competente equipo contable se va a casa o, aún peor, de vacaciones, ¿puedes seguir accediendo a su información? Si se guarda la información financiera y de clientes en la nube, tú y tus equipos sí podéis.

6. Conectar tus aplicaciones (de manera segura) entre ellas

Si tú y tu equipo utilizáis distintas aplicaciones, gestionar de manera segura los datos de clientes requiere un gran trabajo en sí. No obstante, si guardas la información clave de clientes en un lugar, en la nube, ahorrarás tiempo y evitarás dificultades técnicas.

7. Sorpresas desagradables

Es difícil hacer un seguimiento de la información crítica para el negocio si las notificaciones llegan de distintas fuentes. Cuando tu informaciónfinanciera está gestionada en la nube, puedes ver qué está sucediendo
en tiempo real e incluso configurar notificaciones en un sitio para obtener actualizaciones inmediatas.

8. Preguntarte por qué a tu equipo le cuesta colaborar

Antes de la nube, los empresarios y gerentes tenían que dedicar tiempo a asegurarse de que el personal de ventas hablaba con el de contabilidad. Ahora, todos tus empleados pueden colaborar utilizando una única solución y no tendrán que perder el tiempo buscando en docenas de productos y aplicaciones los últimos informes de ventas o información de clientes.

9. Preguntarte si tus informes son correctos

Los productos y aplicaciones más nuevos son solo tan inteligentes como la persona que crea las fórmulas subyacentes, y a menudo exigen numerosas actualizaciones  y correcciones de errores. Cuando tu equipo utiliza software en la nube con un motor de contabilidad global de calidad superior, estas fórmulas ya están comprobadas y demostradas.

Conclusión: El futuro de la contabilidad está aquí, en tiempo real, en la nube

Es hora de encontrar un nuevo hogar para la información de clientes crítica para tu negocio.

Si pasas la información comercial y contable de las numerosas aplicaciones y productos distintos que utiliza tu empresa a una solución de contabilidad en la nube, reducirás los errores empresariales y aumentarás laproductividad de tus equipos.

También protegerás los datos empresariales clave y te asegurarás de que los equipos de ventas y de contabilidad colaboren en la información más reciente. Y tendrás una solución que se irá adaptando al crecimiento de tu negocio.

¿Lo mejor de todo?

Conectar la administración con las ventas te dará la tranquilidad que supone tomar unas decisiones empresariales basadas en la información más reciente.

Como una familia que se traslada de su pequeña casa inicial a una más grande, después de que tu empresa adopte una solución de contabilidad en la nube, recordarás los días en que tu negocio vivía solamente con unos datos de clientes desconectados y te preguntarás cómo os las arreglabais.

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Thursday, March 29, 2018

Consecuencias de no tener integrada toda la gestión de las actividades de la empresa

Disponer de distintos programas para gestionar toda la actividad de una empresa es un hecho que ocurre más habitualmente de lo que pensamos.

Esto sucede porque a medida que una empresa empieza a crecer, va implementando las soluciones que necesita. Pero llegado el momento, si miramos el conjunto, nos daremos cuenta de que se tratan de simples "parches" para ir dando respuesta a situaciones concretas en cada momento y que dichos "parches" no tienen nada que ver unos con otros. Es por esto por lo que la información que tenemos está descentralizada y el resultado es que sacar informes o hacer análisis resulta muy difícil y algunas veces hasta imposible.

Te voy a poner dos ejemplos muy claros de esto que te cuento:

GESTIÓN Y FABRICACIÓN/PROYECTOS

Piensa por ejemplo en qué pasa cuando NO tienes integrada la Gestión y la Fabricación o los Proyectos.

En estos casos te encontrarás:

  • Falta de trazabilidad entre ambos sistemas, por ejemplo, desde el módulo de fabricación no podrás consultar el stock, entre otras cuestiones.
  • Mala toma de decisiones a la hora de generar previsiones de compra y/o fabricación, ya que ambos sistemas se afectan entre sí. Por ejemplo, nuestras necesidades de fabricación podrían llegar a tener en cuenta los pedidos que nos realizan nuestros clientes, stocks mínimos y máximos establecidos, etc. si ambos sistemas estuvieran integrados. Pero al no estarlo, las previsiones que hagamos nos llevarían mucho esfuerzo y tiempo y podrían ser erróneas.
  • Tareas manuales. Como por ejemplo en la introducción de órdenes de fabricación, ya que al no estar integrados ambos sistemas, tendremos que generar de forma manual dichas órdenes en base a los criterios establecidos por el usuario. Y con respecto a la gestión de proyectos, la falta de integración, también nos puede llevar a tareas manuales como por ejemplo la facturación por hitos, ya que dichas facturas se deberán introducir manualmente en el módulo de gestión comercial.
  • Duplicidad de trabajos manuales, por ejemplo, en la creación de productos y escandallos de fabricación en ambos sistemas, lo que nos puede llevar a errores en referencias, precios, etc.
  • Falta de visión global de nuestro stock ya que no podremos realizar la consulta del stock teniendo en cuenta las unidades disponibles, las unidades pedidas, unidades en fabricación, etc. e incluso la valoración del mismo, por ejemplo, el valor de nuestro stock con todos los costes asociados.
  • Falta de visión global de los proyectos. La estructura de cada proyecto deberá realizarse de forma manual, pero además, los distintos proyectos pueden incurrir en diversos costes que deberán introducirse de forma manual, lo que puede implicar errores y pérdida de una visión completa de lo que sucede.

Sin embargo, son muchos los beneficios que nos encontramos al SÍ tener integrada la Gestión y la Fabricación/Proyectos:

  • Trazabilidad entre ambos sistemas, teniendo la posibilidad de consultar cuestiones como el stock de nuestro almacén, las previsiones de compra o fabricación, etc.
  • Cálculo de necesidades de compra o fabricación en base a criterios establecidos por los usuarios, como pueden ser los pedidos de venta que he realizado, el stock disponible, etc.
  • Cálculo de previsiones de entrada o de fabricación. Tener una visión global me dará agilidad a la hora de trasmitir al cliente una previsión de entrada o fabricación de mercancía de cualquiera de mis productos.
  • Generación de órdenes de fabricación automáticas en base a los criterios que establezcamos en nuestro sistema, con los escandallos de fabricación configurados, lo que me ayudará a no cometer errores manuales, por ejemplo, a la hora de la introducción de materias primas o fases de fabricación.
  • Valoración de stock actualizado, incluyendo los costes de fabricación asociados.
  • Visión global de los proyectos. Asignación automática al proyecto de los documentos de compras y ventas que pueden afectarle y generación automática desde el proyecto de las facturas correspondientes por hitos. Dicho tratamiento nos permitirá tener una visión global a tiempo real del estado de nuestros proyectos.

Pero no sólo la integración entre la Gestión y la Fabricación/Proyectos tiene su miga. El segundo ejemplo que quiero que veamos para entender la importancia de tener integrada toda la gestión de la actividad de tu empresa, es que pienses en cómo gestionas tus clientes. Si ya lo haces a través de una solución CRM, fenomenal, el primer paso ya lo tienes hecho ya que conocerás todas las bondades de los CRM´s. Sin embargo, si queremos ir más allá para evitar errores y ser más efectivos en nuestro trabajo diario, el segundo paso que debes dar es integrar ambas soluciones o disponer de una solución completa que englobe todas las funciones de estos sistemas: ERP + CRM.

GESTION Y CRM

Como en el ejemplo anterior, lo primero que vamos a hacer es hablar de las consecuencias de la NO integración entre la Gestión y el CRM.

En estos casos te encontrarás con los siguientes inconvenientes:

  • Tareas manuales duplicadas, como por ejemplo dar de alta los clientes en ambos sistemas, lo que puede afectar a la falta de integridad de nuestros datos.
  • Falta de trazabilidad entre ambos sistemas. Y en este sentido vamos a exponer una casuística que te resultará familiar ya que seguro que en tu empresa los comerciales, usuarios habituales del CRM para la gestión de oportunidades de venta, requieren consultar en algún momento información relevante para su trabajo diario como pueden ser las facturas pendientes de cobro o la facturación realizada a sus clientes. En estos casos, lo que suelen hacer es recurrir a las personas de Administración para que les ayuden, pero así, lo único que se consigue, es que otra persona de la empresa deje de hacer sus funciones.

Y, por contraposición a esto, destacan las siguientes cuestiones de SÍ tener integrada la Gestión y el CRM:

  • Automatización de tareas como puede ser la creación de clientes, productos, etc. evitando así esfuerzos innecesarios y errores.
  • Trazabilidad global entre ambos, lo que nos permitirá consultar información relevante para la toma de decisiones, por ejemplo, la consulta de facturas, cobros, impagos, etc. Por lo que, siguiendo con el ejemplo anterior, los comerciales ya no tendrán que interrumpir a las personas de Administración y podrán ser autónomos para seguir vendiendo.

Como ves, te hemos puesto dos ejemplos muy claros de los inconvenientes de no tener integrada toda la gestión de la empresa y de las ventajas que supone sí tener dicha integración. Pero no queremos que te quedes sólo con las vinculaciones entre:

  • la Gestión y la Fabricación/Proyectos
  • la Gestión y el CRM

Ya que existen muchas más cuestiones que te podría interesar tener integradas:

  • la Gestión y la Contabilidad
  • la Contabilidad y los Impresos Oficiales
  • la Contabilidd y el SII
  • etc.

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Thursday, March 22, 2018

Avance Campaña de Renta 2017

Estamos a punto de iniciar la Campaña de Renta 2017 y queremos anticipar información importante sobre algunos de los cambios respecto a la campaña anterior para ayudarte a afrontar con éxito la Renta 2017.

Obtención del número de referencia para la Campaña de Renta 2017

A continuación, te dejamos una serie de novedades que este año deberás tener en cuenta:

  • Para la obtención del Número de referencia deberás comunicar adicionalmente la fecha de caducidad del DNI.
  • Se mantiene la comunicación del importe de la base liquidable general de la declaración de renta del ejercicio 2016 (casilla 450)
  • Si el DNI es de carácter permanente o es un NIF que comienza con las letras K, L, M, X, Y o Z, deberás aportar las 5 últimas posiciones del IBAN.
  • Se ha eliminado la utilización de SMS para la comunicación del número de referencia, obteniéndose de forma automática.

Respecto a estas novedades, queremos adelantarte que las soluciones de gestión de empresas de Sage están implementando un desarrollo para que la obtención del número de referencia sea lo más ágil y rápida posible.

Por ejemplo, en Sage Despachos la versión con la que se iniciará la campaña de Renta 2017 será la 2018.60.000 (disponible durante la primera semana de abril), que incorporará el cálculo y la descarga de datos fiscales. pero además, durante la segunda semana del mismo mes, está anunciada la publicación de una nueva versión que ya incluirá la impresión oficial.

Como siempre, quedamos a tu disposición para cualquier duda o consulta en los canales habituales o llamando al 917 482 870 o  933 800 852.

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Tuesday, March 13, 2018

Actualizaciones de Office 2007

El pasado 10 de Octubre fue retirado el Office 2007 por lo que es muy importante que te asegures de que tu empresa está protegida dado que esto supone que no se publicarán más actualizaciones de seguridad, correcciones de errores o nuevas funcionalidades ni soporte técnico de producto.

¿Cómo influye esto en tu empresa?

Soporte técnico no disponible

El soporte de producto deja de estar disponible, lo que quiere decir que:

  • la ofimática no tendrá actualizaciones (servidor Office)
  • Exchange Online no va a estar operativo en Office 2007 y
  • no habrá integración con aplicaciones o desarrollo de aplicaciones
  • entre otras cosas

La seguridad de tu empresa penderá de un hilo

No dispondrás de más actualizaciones relacionadas con seguridad (parches de seguridad) y estarás expuesto al incumplimiento de la GDPR.

Soluciones disponibles

La manera más sencilla de continuar protegido es, como ya sabes, actualizar tu versión de Office.

Y si estás interesado en trabajar estés donde estés, de una forma segura y colaborativa, necesitas Office 365.

- El nuevo Office te ayudará a trabajar en equipo facilitando la movilidad: trabajar en equipo, co-auditoría, reuniones de Skype, blocs de notas compartidos. En definitiva, Office donde y cuando lo necesites.

- Se integra perfectamente con Windows 10 y con la última seguridad.

- Trabaja por y para ti: análisis potente, búsquedas inteligentes, adjuntos renovados, documentos usados recientemente, etc.

 

Desde AELIS ponemos a tu disposición múltiples soluciones para garantizar la continuidad de tu negocio y obtener todas las funcionalidades y mejoras de Microsoft Office.

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Wednesday, March 7, 2018

Soluciones de Contabilidad Simple vs Sage 200

A la hora de comparar ERPs tiene especial peso la parte de Contabilidad ya que muchas veces es la que marca la diferencia a la hora de decidirnos. Por eso, queremos hacer hincapié en analizar de una manera muy práctica lo que podrías hacer con una solución de Contabilidad Simple y lo que podrías hacer con el módulo de Contabilidad y Finanzas de una solución como Sage 200.

No nos vamos a limitar a comparar funcionalidades, sino que vamos a llevarlo a la realidad del día a día en las empresas para ver las implicaciones que cada acción tiene.

¡Comenzamos!

¿Cómo introduces asientos en Contabilidad?

Muchas empresas introducen asientos de forma manual, pero verás que muchos de esos asientos son repetitivos y lo hacen igualmente de forma manual. Esto se debe a que tienen una solución de Contabilidad Simple que no les permite generar automáticamente asientos. Pierden tiempo y cometen errores.

Sin embargo, soluciones estandarizadas como Sage 200, permiten la generación automática de asientos y de facturas periódicas, pudiendo así programar en el tiempo la generación de dichos asientos, De esta forma, evitaremos errores de introducción manual y aumentaremos la efectividad y eficiencia de nuestro departamento contable.

¿Y qué pasa con los Asientos Bancarios?

Con la introducción de Asientos Bancarios pasa lo mismo. Si hay que hacerlo manualmente porque tenemos un software de Contabilidad Simple, una persona tiene que registrar los asientos bancarios de uno en uno. Esto implica tiempo e inevitablemente puede llevar a errores. En ese caso, la búsqueda de descuadres supone tener que ir punteando uno a uno los listados, lo que es una tarea ardua y poco productiva para la empresa.

En Sage 200c los ficheros bancarios se importan automáticamente al sistema a través de Norma 43. Es decir, puedes extraer el fichero del banco e importarlo en el software para que se generen automáticamente los asientos lo que evita errores y agiliza el proceso. De esta forma, podremos conciliar de forma sencilla nuestros apuntes bancarios con los extractos reales de cada una de nuestras cuentas sin miedo a equivocarnos.

¿Cómo contabilizas Facturas?

La contabilidad manual de facturas desde la introducción de asientos contables en las soluciones de Contabilidad Simple puede llevarnos a cometer los mismos errores de introducción de los que ya hemos hablado en apartados anteriores. Es más, podemos cometer errores en la estructura de asientos, por ejemplo, al tratarse de facturas intracomunitarias, errores en el sujeto pasivo, etc.

La clave está en tener una solución de Contabilidad y Finanzas que permita la contabilización automática de las facturas desde la Gestión Comercial y/o desde la propia Contabilidad mediante la introducción rápida de facturas. De esta forma, las facturas se introducen de forma muy sencilla y la generación del asiento la realizará el sistema de forma automática. Sin errores y sin pérdidas de tiempo.

Y las Nóminas... ¿cómo las contabilizas?

¿Qué pasa cuando llega el momento de contabilizar las nóminas? ¿Las contabilizas manualmente y vas realizando los cambios de forma manual para cada uno de los meses?

Si te sientes identificado con esta situación es que estás perdiendo tu tiempo y haciendo un esfuerzo innecesario.

Sage 200 permite calcular automáticamente las nóminas (teniendo en cuenta cambios de bajas, vacaciones, pagas, etc) y realizar la contabilización automática de las mismas, incluso desglosando de forma automática por departamentos. Con todo esto ganarás en agilidad, evitarás errores y podrás analizar mucho mejor la rentabilidad de tu empresa por departamentos.

Otro caso, ¿cómo calculas y presentas los Impuestos?

Con una Contabilidad Simple, el cálculo de impuestos se hace manualmente, con lo cual, en cada periodo impositivo, deberás extraer diversos listados e introducir de forma manual la información en la página de la Agencia Tributaria. Estas acciones incrementarán sin duda los tiempos de presentación pero, además, podrían suponer diversos errores de introducción.

Por el contrario, Sage 200 permite el calculo automático de impuestos al recoger la información de cada una de las facturas, rellenar los modelos oficiales establecidos para la presentación de impuestos y conectarse de forma automática a la página de la Agencia Tributaria. Aún así, previamente podrá realizarse un borrador para hacer modificaciones manuales.

Piensa... ¿cuánto tiempo te lleva extraer informes? ¿Consigues toda la información que necesitas?

Si empleas mucho tiempo en extraer los datos necesarios para el análisis de información y luego tampoco estás muy seguro de lo que has conseguido, es que utilizas una Solución de Contabilidad Simple que te da más trabajo de lo que te soluciona y no te permite ir más allá. Piensa, por ejemplo, qué pasa cuando intentas analizar las ventas realizadas por cada una de las delegaciones, los centros de coste, los márgenes, etc. ¿No es fácil verdad? La información que tienes de cada una de tus cuentas está desagregada y puedes llegar a necesitar varios listados para analizar comparativas entre ejercicios y/o periodos.

Por eso, muchas empresas deciden implantar soluciones como Sage 200, para poder extraer informes de manera centralizada, en tiempo real y en pocos segundos, donde filtran de manera sencilla la información que quieren ver según la preferencia de apariencia del informe.

Soluciones que les permiten tener una trazabilidad total de cada una de las cuentas para poder realizar comparativas entre ellas por ejercicios, periodos, etc. y con las que pueden acceder desde cada una de las consultas al detalle de cada uno de los saldos.

Es cierto que la información es poder, pero la clave está en la calidad de esa información y en el tiempo y el modo que utilizas para  conseguirla.

Por otra parte, ¿te acuerdas siempre de todas las Cuentas Contables?

Te das cuenta de la cantidad de información que memorizas innecesariamente cuando debes conocer las cuentas contables de gastos e ingresos donde contabilizar cada factura. Y esto pasa día sí y día también con soluciones de Contabilidad Simple. Esto desencadena en errores o en la necesidad de consultar asientos previos ante la indecisión de dónde contabilizarlo.

La solución eficiente de llevar este tema pasa por la asociación automática a cada uno de nuestros clientes y/o proveedores de las cuentas contables de ingresos y gastos correspondientes, de tal forma que, al introducir asientos, el sistema nos propondrá de forma automática la cuenta donde contabilizarlo. Parece sencillo, ¿verdad? Y lo parece porque lo es. Sage 200 te libera así de de la presión que supone memorizar las Cuentas Contables para asignarlas correctamente y las implicaciones que los posibles errores podrían suponer.

Y, ¿qué pasa con los Balances?

Con una solución de Contabilidad Simple las plantillas de balances de situación, perdidas y ganancias, ratios. etc. son estáticas, de tal forma que siempre extraeremos la información desde la misma plantilla. En caso de necesitar la información con otra estructura, deberemos realizar cambios en la plantilla del informe.

Sage 200 permite extraer informes dinámicos de balances de situación, pérdidas y ganancias, ratios. etc. de tal forma que podremos elegir qué datos queremos poner en las columnas del informe. Por ejemplo, podría ser por meses y mostrar o no el detalle de cada una de las cuentas.

¿Puedes adjuntar documentos a los asientos?

Muchas veces surge la necesidad de adjuntar documentos a los asientos, como por ejemplo un pdf de una factura, pero esto sólo podremos hacerlo con una solución como Sage 200. Con soluciones de Contabilidad Simple es impensable.

¿Cómo haces las Previsiones de Tesorería?

Seguro que en algún momento te has visto en la necesidad de sacar una previsión de tesorería, pero la pregunta es... ¿cómo lo haces?

Si para conseguirlo tienes que extraer diversos listados de cada uno de los vencimientos de forma manual, empieza a echar cuentas del tiempo que inviertes y valora la seguridad que te dan los resultados que has sacado.

Las previsiones de tesorería son una cuestión muy importante para las empresas y requieren un seguimiento periódico basado en datos reales para poder tomar decisiones. Por ello, Sage 200 aporta previsiones de tesorería automáticas de cada una de nuestras cuentas bancarias en base a los vencimientos y cuentas bancarias de cobro/pago asociadas a los vencimientos, para darte la información que necesitas en cada momento.

¿Manual o automático?

Si echamos la vista atrás y revisamos los casos que hemos ido planteando, parece que hay algo en común en todos ellos. Y es que hemos repetido mucho las palabras "manual" y "automático". Esta es la gran diferencia entre tener una Contabilidad Simple y la Contabilidad que podemos tener con Sage 200.

El tratamiento manual de la información es algo habitual en las empresas que no tienen soluciones de contabilidad efectivas. Constantemente tienen que introducir a mano asientos, apuntes en cartera, remesas al cobro, al descuento, etc. incluso están acostumbrados a realizar de forma manual los ficheros de remesas que posteriormente suben a la página web del banco. Pero esa "costumbre" es incompatible con la eficiencia, la efectividad y el éxito.

Piensa en otra forma de trabajar donde te quitas los procesos manuales y rutinarios para dedicar tu tiempo a lo que realmente importa. Con Sage 200 puedes automatizar todos los procesos de los que hemos hablado, pero no se queda ahí. Por ejemplo, puedes automatizar el tratamiento de cobros y pagos a través de la cartera de vencimientos, lo que permite gestionar de forma sencilla nuestros vencimientos, generar remesas, generar ficheros y validarlos, etc. De esta forma, tendrás información detallada de cada uno de tus vencimientos (vencimientos remesados y no cobrados, vencimientos remesados, enviados al banco e impagados, etc.)

Estos son algunos ejemplos de las diferencias que puedes encontrar entre trabajar con un software de Contabilidad Simple o con el módulo de Contabilidad de Sage 200, pero ahora te toca a ti decidir.

Piensa en cómo trabajas o qué procesos haces manualmente... ¿Es efectivo hacerlos así? ¿Los podrías automatizar?

Valora tu situación y lo que necesitas para crecer y utiliza la solución que creas más conveniente.

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