Thursday, August 3, 2017

¿En qué escenario ERP está tu empresa?

Después de cientos de reuniones con posibles clientes durante años para hablar sobre la implantación de alguno de los ERP de Sage en sus negocios, nos hemos dado cuenta de que en muchas ocasiones provienen de uno de los tres escenarios que a continuación vamos a ver. Vamos a analizarlos y a desglosar exactamente los problemas a los que se enfrentan las empresas en cada uno de ellos.

Empresas que NO utilizaban un ERP

La idea de que un fabricante o un distribuidor no utilice un ERP para gestionar sus operaciones y procesos puede resultar un poco incomprensible, pero esto no siempre se debe a que no quieran tener un ERP o a que desconozcan su importancia. De hecho, la primera experiencia que una empresa suele tener con un software ERP suele deberse a que ha crecido y eso hace que necesite desarrollar procesos más fiables.

En el año 2015 un estudio de Software Advice realizado en Estados Unidos concluyó que dos tercios de las empresas que estaban invirtiendo en ese momento en una solución ERP, no contaban con un ERP. Es decir, estaban implantando su primer ERP. Además, de esos, 3 de cada 10 indicaron que el crecimiento era el principal motivo que les había llevado a adquirir un ERP. Otras de las razones eran la mejora de la gestión de la relación con los clientes y mejorar el flujo de información entre departamentos.

Para una empresa que aborda por primera vez la compra de un ERP, la selección de la solución más adecuada para su negocio puede ser un proceso largo, llegando incluso a convertirse en un auténtico quebradero de cabeza.

Empresas con un ERP Frankenstein

No todas las empresas tienen crecimientos meteóricos. Las empresas que crecen gradualmente a lo largo del tiempo, muchas veces acaban teniendo un ERP “Frankenstein" compuesto por múltiples soluciones dispares con diferentes grados de interoperabilidad. Algunos funcionan bien y otros no.

Pero, ¿qué suele ocurrir cuando las empresas utilizan este tipo de ERP? Para empezar, el flujo de datos puede verse obstaculizado debido a la incompatibilidad entre diferentes formatos de archivos. Hay que ser conscientes de que el hecho de no poder compartir libremente la información en tiempo real acaba con la colaboración interdepartamental.

Asimismo, un ERP “Frankenstein" puede dificultar la optimización de los procesos y favorecer la creación de silos de información manteniendo los datos aislados y sin compartir con el resto de la organización. No disponer de una información completa y en tiempo real para la realización de análisis o el establecimiento de KPIs, provoca que las empresas no puedan tomar decisiones informadas asumiendo un nivel de riesgo innecesario.

Además, la formación de los empleados en diferentes interfaces heterogéneas lleva tiempo y con cada nueva aplicación a aprender, las posibilidades de cometer errores al utilizarlas es mayor. 

Empresas con ERP de desarrollo propio

"Siempre lo hemos hecho así” es una de las frases que recurrentemente aparece en las reuniones con posibles clientes que tienen un ERP propio (desarrollado dentro de la compañía).

Estas soluciones ERP desarrolladas internamente comparten algunos problemas con los que hemos llamado anteriormente "ERPs Frankenstein" como la dificultad para compartir datos entre los diferentes departamentos. Sin embargo, si hay algo que casi todos tienen en común es que no fueron desarrollados por expertos en ERPs.

Los ERPs propios a diferencia de los ERPs de terceros normalmente suelen ser difíciles de personalizar y no se suelen integrar con softwares de terceros. Asimismo, los ERPs propios suelen estar basados en silos de datos lo que restringe la compartición de información.  También pueden producir la duplicidad de datos recargando de esta manera los recursos de almacenamiento de la compañía.

¿Qué puede hacer Aelis por las empresas que están en uno de estos 3 escenarios?

Para empezar y aunque tal vez no hacía falta decirlo, implantar un ERP de Sage es obviamente mejor que no tener nada que facilite la gestión de todas las operaciones y procesos del negocio.

Los ERPs de Sage están hechos para empresas que deseen tener un control más transparente de sus recursos, operaciones y procesos gracias al flujo de datos en tiempo real y a sus capacidades de automatización, conectando cada departamento y/o área de negocio a una única fuente de información.

Gracias a su modularidad y configurabilidad, las soluciones ERP de Sage se adaptan a las necesidades de cada empresa. Asimismo, son compatibles con una numerosa lista de aplicaciones empresariales sin dejar de ser unos ERPs totalmente integrados. Las empresas que dispongan de "ERPs Frankenstein" ya no tienen excusa para no cambiarse a uno de los software ERP de Sage.

Por último, cuando las empresas trabajan con Aelis, saben que cuentan con uno de los 5 mejores partners de Sage en España. Más de 600 clientes, más de 300 implantaciones en todos los sectores y, lo más importante, más de un 99% de renovaciones nos avalan.

Un ERP debe trabajar para tu empresa y no en contra de tu empresa. Si te has visto reflejado, aunque sea un poco, en alguno de los 3 escenarios, quizá es el momento de empezar a considerar lo que un ERP de Sage puede hacer por tu negocio.

 

¿No tienes claro qué ERP encajaría en tu empresa?

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Thursday, July 13, 2017

Salesforce con Sage Live: ediciones y tipos de licencias

Sage Live está creado sobre la plataforma de Salesforce y debido a esto hay varias consideraciones a tener en cuenta en cuanto a ediciones y tipos de licencias.

Ediciones de Salesforce

Salesforce tiene cuatro ediciones básicas:

  • Enterprise: Sage Live trabaja conjuntamente con Enterprise Edition y es la edición incluida al contrar Sage Live. Esta edición está diseñada para satisfacer las necesidades de negocios grandes y complejos. Incorpora herramientas avanzadas de personalización y administración, además de toda la funcionalidad disponible en Professional Edition, que puede soportar implementaciones a gran escala. Enterprise Edition también incluye el acceso a la API de servicios web, por lo que puede integrarse fácilmente con los sistemas de back-office.
  • Professional: Sin embargo, si actualmente tienes Professional Edition, y quieres utilizar Sage Live y Salesforce de manera conjunta, necesitarías actualizar a la edición Enterprise, que es, como comentamos, la que trabaja conjuntamente con Sage Live. La edición profesional incluye herramientas de personalización, integración y administración sencillas y fáciles de usar para facilitar cualquier implementación de tamaño pequeño a mediano.
  • Unlimited: Si tu caso es que tienes la Edición Ilimitada, también podrás utilizar Sage Live. Los clientes que usan la edición ilimitada se benefician de nuevos niveles de flexibilidad de plataforma para gestionar y compartir toda su información bajo demanda. La edición ilimitada incluye toda la funcionalidad de Enterprise Edition, soporte Premier, acceso móvil completo, aplicaciones personalizadas ilimitadas, mayores límites de almacenamiento y más.
  • Developer: La edición Developer es una edición de desarrollo que se utiliza, entre otras cuestiones, por aquellos que quieren integrar otras soluciones con Sage Live. Esta edición proporciona acceso a la plataforma y API de Force.com. Una org de Developer Edition permite a los desarrolladores extender el sistema Salesforce, integrarse con otras aplicaciones y desarrollar nuevas herramientas y aplicaciones.
    Developer Edition proporciona acceso a muchas de las funciones disponibles en las organizaciones de Enterprise Edition.

Tipos de licencias

Salesforce tiene tres tipos de licencia básicos que deben tenerse en cuenta a la hora de contratar Sage Live:

  • Salesforce: Acceso completo al CRM estándar, aplicaciones personalizadas y aplicaciones de AppExchange.  Este tipo de licencia se utiliza para poder modificar todo en Salesforce, incluyendo Sage Live pero no limitado a ello. Cuando se adquiere Sage Live se hace con una licencia de este tipo.
  • Salesforce Platform: Aplicaciones personalizadas y objetos principales (Cuentas, Contactos, etc.). Son las licencias que se asignan a los usuarios de Sage Live.
  • Salesforce Wave: Acceso a la aplicación Wave. Al contratar Sage Live, se asigna una licencia de Wave para cada licencia Sage Live.
  • Salesforce Profile System Administrator: Acceso completo a todos los objetos.

 

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Monday, July 10, 2017

Tipos de usuarios de Sage Live: completos y estándar

Nos encontramos con 2 tipos de usuarios de Sage Live, el usuario completo y el usuario estándar, que se distinguen por su funcionalidad además de por su precio.

Brevemente...

  • Usuarios Completos serían aquellos que tienen acceso a todo el sistema Sage Live, incluyendo la administración del sistema, transacciones y configuración.
  • Usuarios Estántar, es clave en la gestión de la empresa, pero no necesariamente necesita acceso completo a todo el sistema, por eso es importante definir las funcionalidades que incluyen.

Tipos de usuarios de Sage Live POR PERFILES

Usuario Completo

La licencia de usuario completo es la más adecuada para aquellos que quieren acceder a las funciones de contabilidad básicas y avanzadas.

Estos usuarios normalmente están dentro del departamento de finanzas y se trata habitual, pero no exclusivamente, del...

  • propietario / CEO
  • CFO / Director Financiero
  • Contables
  • Administración de ventas y
  • otros equipos administrativos.

Usuario Estandar

El usuario estándar es indicado para un despliegue más amplio en la organización, incluyendo a...

  • gerentes
  • equipos de ventas
  • consultores
  • etc…

Dadas las amplias funcionalidades y herramientas de Sage Live, cada usuario/empleado, más allá del CEO, CFO o Contable, puede ahora contribuir y beneficiarse de Sage Live para lograr una
empresa más productiva.

Tipos de usuarios de Sage Live POR FUNCIONALIDADES

Los tipos de usuarios de Sage Live se diferencian por el tipo de tareas que realizan dentro de la organización. Ambos tipos de usuarios tienen acceso al sistema a través de cualquier dispositivo (móvil, pc o Tablet). Tanto los usuarios completos como los usuarios estándar tienen acceso a Sage Live a través de su dispositivo móvil mediante la aplicación iOS o la aplicación de Salesforce 1 (disponible en iOS, Android y Windows 10).

A continuación, se muestra un resumen de alto nivel de algunas de las características clave y funcionalidades disponibles en Sage Live y el nivel de acceso disponible para los usuarios completos y estándar

Usuario Completo

Un usuario completo es el usuario principal de contabilidad que necesita acceso a todas las funcionalidades de bancos, finanzas, informes, análisis de negocios, pagos, facturación, etc… desde cualquier dispositivo (PC, móvil o tablet). Es probable que se sitúen dentro del departamento de contabilidad y finanzas, y tienen la responsabilidad de las operaciones financieras en el negocio.

  • Gestión del sistema (agregar, eliminar usuarios) (usuario administrador)
  • Configuración de procesos contables
  • Gestión de contabilidad y libro mayor
  • Acceso al origen de datos bancarios
  • Acceso bancario (información contable, saldos, gestión y conciliación)
  • Creación y administración de presupuestos
  • Facturación recurrente
  • Creación, administración y edición de informes y cuadros de mando
  • Consulta de cuadros de mando
  • Creación y aprobación de flujos de trabajo
  • Aprobación de elementos de flujos de trabajo
  • Gestión de transacciones
  • Creación de facturas
  • Gestión de pagos
  • Gestión de cobros
  • Gestión de productividad/tareas
  • Entrada de datos de productividad/tareas (ej: tiempo)
  • Gestión de gastos y pagos
  • Entrada y aprobación de gastos
  • Acceso móvil
  • Administración de Wave Analytics
  • Acceso a la app de Wave Analytics

Usuario Estandar

Una empresa cuenta con un CFO, un contable y posiblemente otras dos personas en el departamento de finanzas. Pero además de esto, hay muchos otros empleados de otros departamentos que trabajan continuamente con el equipo de finanzas, como por ejemplo marketing, operaciones, ventas, etc… Estas personas, que están fuera del departamento de finanzas, no necesitan necesariamente un acceso completo al sistema, pero deben ser capaces de administrar tareas financieras tales como presentar sus gastos al departamento contable, registrar horas a facturar a los clientes, enviar una factura a un cliente o hacer un análisis
actualizado del rendimiento y situación de su área de negocio.

Para hacer de Sage Live una valiosa inversión para todo el negocio, y no sólo para el departamento de finanzas, se ha creado la opción del usuario estándar. Este tipo de usuario tiene acceso a un conjunto de funcionalidades de operativa diaria ajustadas a su perfil y, por lo tanto, tiene un precio adecuado a estas.

  • Consulta de cuadros de mando
  • Aprobación de elementos de flujos de trabajo
  • Creación de facturas
  • Gestión de cobros
  • Entrada de datos de productividad/tareas (ej: tiempo)
  • Entrada y aprobación de gastos
  • Acceso móvil
  • Acceso a la app de Wave Analytics

Esto sitúa a Sage Live como una solución de administración de negocios, y no sólo una solución de contabilidad, ya que puede ser utilizada por múltiples departamentos y empleados de toda la empresa.

Teniendo en cuenta que pueden añadirse usuarios adicionales en cualquier momento, Sage Live se convierte así en la solución más competitiva frente a sistemas de gestión empresarial más grandes y costosos.

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Thursday, July 6, 2017

Cómo contratar Sage Live: Starter Pack

Si te cuestionas cómo contratar Sage Live es que ya sabes que Sage Live da un impulso a las empresas en su crecimiento, les permite ahorrar un tiempo precioso, eliminar errores, reducir los costes, cumplir con la legislación y les ofrece la información más potente sobre su negocio, sin importar dónde se encuentren.

Con funcionalidades avanzadas como la contabilidad multidimensional, Sage Live va más allá del software de contabilidad tradicional y proporciona una poderosa solución de gestión efectiva para el negocio, simplificando la forma de administrar tus finanzas, al tiempo que permite personalización para que puedas hacer las cosas a tu manera.

Pero... ¿Cómo puedo contratar Sage Live?

Sage Live se comercializa a través de un Pack conocido como Starter Pack. El Starter Pack de Sage Live en un paquete que incluye un mix de usuarios completos y estándar, en concreto, 2 usuarios completos
y 6 usuarios estándar.

Este pack está basado en la premisa de que Sage Live es una solución de gestión empresarial que ayuda a todas las áreas de la empresa a operar de manera eficaz, no únicamente al departamento de finanzas.

Además, al adquirir este paquete, se disfruta de un descuento frente a la opción de comprar estos usuarios de forma individual

Tipos de Licencias

Sage Live tiene 2 tipos de licencia. El usuario completo, y el usuario estándar. Cada uno con su precio correspondiente.

Usuario completo

Un usuario completo tiene acceso a todo el sistema Sage Live, incluyendo la administración del sistema, transacciones y configuración. Son usuarios claves del Sistema con acceso competo.

La licencia de usuario completo es la más adecuada para aquellos que quieren acceder a las funciones de contabilidad básicas y avanzadas. Estos usuarios normalmente están dentro del departamento de finanzas y se trata habitual, pero no exclusivamente, del propietario/CEO, CFO/Director Financiero, Contables, Administración de ventas y otros equipos administrativos.

Usuario estándar

El usuario estándar es clave en la gestión de la empresa, pero no necesariamente necesita acceso completo a todo el sistema. Tienen acceso a un conjunto específico de operaciones de uso diario, incluyendo: aprobaciones, consulta de informes e indicadores de negocio, introducción de gastos y facturas.

El usuario estándar es indicado para un despliegue más amplio en la organización, incluyendo a gerentes, equipos de ventas, consultores, etc… Dadas las amplias funcionalidades y herramientas de Sage Live, cada usuario/empleado, más allá del CEO, CFO o Contable, puede ahora contribuir y beneficiarse de Sage Live para lograr una empresa más productiva.

Para que toda la empresa se beneficie de Sage Live, la licencia de usuario estándar tiene un precio muy inferior al de la licencia de usuario completo.

¿Qué se incluye entonces al contratar Sage Live Starter Pack?

  • Incluye 2 usuarios completos y 6 usuarios estándar
  • Acceso desde cualquier sitio y en cualquier momento
  • Licencia de Wave Analytics para todos los usuarios
  • Gestiona hasta 100 empresas
  • Legislación multi-país

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Tuesday, July 4, 2017

¿Cuándo implantar un ERP?

Cuando hablamos de implantar un ERP, normalmente pensamos en empresas de un cierto tamaño, con procesos complejos, donde es tremendamente obvio la necesidad de este tipo de soluciones para gestionar con eficiencia. Pero, ¿qué ocurre con las empresas pequeñas o las medianas? Es este tipo de empresas, la necesidad de un ERP a veces no resulta tan evidente. Por eso, en este artículo vamos a hablar de las cinco señales que nos indican que necesitamos implantar un ERP en nuestra organización.

5 señales de que necesitas ya implantar un ERP

1. El tiempo dedicado a las actividades diarias no hace más que aumentar

Notarás como cada vez lleva más tiempo gestionar las actividades clave de toda la organización. Puede ser que tu departamento de finanzas esté teniendo problemas para tener listos todos los libros a tiempo o quizá el departamento de TI está sobrecargado con la actualización y mantenimiento de los sistemas propietarios.

Si la ineficiencia gobierna tus operaciones diarias aún teniendo un tamaño de plantilla adecuado a tu volumen de negocio, comprueba cuántas aplicaciones de software no interrelacionadas se usan en la empresa. Un ERP integra soluciones y datos en un único sistema, con una base de datos única y una interface común, facilitando la comunicación y la colaboración eficiente entre las diferentes unidades de negocio.

2. Preguntas empresariales sin respuesta

¿Puedes contestar fácilmente a las preguntas importantes sobre tu empresa tanto desde un punto de vista general como de detalle? Por ejemplo, ¿cuántos ingresos te generan cada categoría de productos que comercializas? ¿O cuántas devoluciones recibes? Si no lo sabes, la culpa podría radicar en la información parcelada que ofrecen los sistemas aislados y en la falta de un fácil acceso a las métricas y a los indicadores clave de negocio (KPI). Justo esta problemática es una de las que resuelven los ERP como Sage 200.

3. Procesos de negocio incontrolados

¿Hay áreas cuyos procesos no puedes controlar? Puede ser que cada vez sea más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes o mantener los costes bajo control. En ese caso, puede que tus procesos necesiten reestructurarse para adaptarse al crecimiento o a las prioridades cambiantes del negocio y una de las mejores opciones para ello es usar un ERP.

4. Procesos manuales con múltiples datos

Si la mayoría de los departamentos están usando sus propias aplicaciones y procesos para hacer sus tareas, es probable que se pase mucho tiempo introduciendo datos duplicados en sistemas aislados. La generación de informes llevará mucho tiempo y la posibilidad de que contengan errores será alta. Asimismo, al tratarse de datos aislados, los informes serán mucho más pobres ofreciendo tan sólo visiones parciales.

5. Incapacidad para aprovechar rápidamente las oportunidades

¿Detectas rápidamente nuevas oportunidades de negocio o cuando la has detectado ya ha dejado de ser una oportunidad? Si eres de los segundos, probablemente sea porque estás pasando demasiado tiempo gestionando tu negocio, lo que te impide identificar fácilmente nuevas oportunidades de negocio y mucho menos aprovecharlos.  ERPs como Sage 200 dispone de capacidades analíticas avanzadas que te ayudan a detectar nuevas oportunidades de negocio y a generar nuevos ingresos.

Si estas convencido de que tu empresa puede mejorar con la implantación de un ERP, pero no estás seguro de que ahora sea el momento, puede ser que tan sólo temas el proceso de implementación. Las pequeñas y medianas empresas se ponen nerviosas sólo con pensar en los largos y costosos procesos de implementación que abordan las grandes compañías. Pero, ahora, los tiempos han cambiado. La llegada de ERPs como Sage 200 basados en la nube permiten una puesta en marcha rápida con una inversión inicial mínima.

Si al final te decides, recuerda que no hay dos ERPs iguales. Antes de empezar a buscar y comparar soluciones, define claramente tus objetivos y necesidades. Luego encuentra una solución que se adapte a ellas.

 

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Tuesday, June 27, 2017

Descuadres entre la Contabilidad Analítica y Financiera

Los retrasos en las entregas, las discrepancias en los formatos, la falta de información, entre otros, desembocan en el mayor de todos los problemas: cómo cuadrar las cuentas. La contabilidad analítica y financiera están estrechamente relacionadas. Mientras que la contabilidad analítica proporciona a la contabilidad financiera la valoración de las existencias finales de materias primas, productos intermedios y finales, ésta a su vez facilita información a la contabilidad analítica sobre los gastos e ingresos del período.

Por muy experto y profesional que sea el responsable financiero, si no se le proporciona lo necesario, le será imposible realizar un análisis real del rendimiento de la empresa, planificar su crecimiento o cumplir sin sustos las obligaciones fiscales y legales. Incluso haciendo todo bien puedes sufrir una inspección de Hacienda.

Si no quieres matar moscas a cañonazos, lo mejor es que sigas estos consejos:

 

Lleva las cuentas al día

El trabajo de un CFO no se resume únicamente a finales de trimestre para cumplir con Hacienda. Es una labor del día a día.

Extrae información de la propia contabilidad analítica y financiera

Realizar estudios cada trimestre no solo permitirá analizar la solvencia, liquidez y endeudamiento de la compañía, si no que nos proporcionará información adicional para la toma de decisiones encaminadas a cumplir los objetivos de la empresa.

Se colaborador

Es más fácil avanzar cuando los ejecutivos de todas las áreas actúan en consonancia.

Dispón de un programa que cubra las exigencias de la empresa

Es vital contar con un programa que permita, por un lado, introducir datos de forma fácil y, por otro, obtener listados e informes claros.
Sage 200c, no solo es ideal para llevar una contabilidad, sino que está adaptado en todo momento a los cambios legales para que puedas cumplir con tus obligaciones legales y fiscales.

 

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Friday, June 23, 2017

Cómo conseguir la facturación a tiempo

No todos los profesionales que integran una pyme son conscientes del papel tan determinante que tiene un responsable financiero. Por este motivo, el departamento financiero suele recibir con retrasos y a última hora toda la facturación a clientes, costes y gastos, albaranes, justificantes de pago, etc.

Es primordial asentar en la empresa una política en donde se perciba el papel de los CFOs como imprescindible y determinante para la toma de decisiones.

Para que esta premisa se convierta en un valor de la organización, se puede:

Definir un protocolo de actuación

Establecer un protocolo que refleje la forma y plazos en la que debe entregarse cada aspecto financiero.

Determinar por escrito cada cuánto tiempo debe entregarse la documentación y de qué forma beneficiará a todos: por un lado el CFO podrá llevar una previsión de tesorería semanal y, por otro, los trabajadores no acumularán papeles arriesgándose a perderlo.

Comunicarlo y verificarlo

Ponerlo en común con los responsables de cada área para entender sus dificultades y facilitar el nuevo proceso de entrega.

Recordar lo acordado

Emitir recordatorios, vía correo o de palabra en la propia oficina, para crear consciencia y favorecer la nueva dinámica de trabajo.

Utilizar las herramientas adecuadas de facturación y comunicación

Utilizar plataformas que faciliten la transmisión de esa información. Hoy en día, con la nube o cloud computing, todos pueden acceder a los datos desde cualquier lado, por lo que no tendrás problemas para que el intercambio de datos sea algo ágil y sencillo.

Una vez que todos los integrantes se habitúen a esta nueva forma de entrega, se podrá dar un paso más exigiendo las previsiones de gastos de cada departamento, sus ingresos, etc. en el tiempo pactado.

En definitiva, cuantos más datos de calidad, mejor. Si faltan datos financieros o son inadecuados los que se utilizan, será difícil detectar los problemas a tiempo y en consecuencia no se podrán aplicar las medidas
correctoras necesarias.

Para ello, probablemente habrá que realizar algunos cambios en la compañía, empezando por la forma de entregar todo este “papeleo”. En estos casos conviene contar con soluciones de gestión de negocio como Sage 200 con la que lograrás una óptima conexión entre todos los departamentos.

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