Wednesday, August 30, 2017

5 errores a evitar a la hora de escoger un ERP

Escoger el ERP más adecuado para tu negocio no es fácil y más si es la primera vez que lo haces. Las opciones son muchas y sólo una será la elegida. El proceso de selección normalmente es largo y pueden ser varios los errores que puedes cometer por el camino que te lleven a tomar una decisión poco acertada.

Para evitar que eso ocurra, en este artículo te vamos a contar los 5 principales errores que debes evitar a la hora de escoger un ERP.

No saber lo que realmente necesitas

Antes de nada, tómate el tiempo necesario para saber lo que realmente necesitas. Para empezar, determina si necesitas un ERP totalmente integrado o varios softwares, de distintos proveedores, especializados cada uno en un área concreta de negocio. Esto habitualmente depende de las problemáticas que quieras resolver y/o de las oportunidades que quieras aprovechar, así como de la estructura y el tamaño de la compañía.

Por ejemplo, si eres una pyme, probablemente la mejor opción sea un ERP integrado ya que te permitirá optimizar tus procesos y aumentar tu productividad con pocos recursos y a un precio asumible.

Ten en cuenta que para implementar y usar eficientemente distintos softwares ERP especializados, necesitarás tener un amplio conocimiento tanto de las reglas de negocio como de la construcción de la base de datos de cada software que vayas a utilizar. Esto es porque todos los softwares individuales deben funcionar al unísono para que los datos sean consistentes y precisos en todas las operaciones. Si no estás preparado para la ardua tarea de crear tu propia interfaz que agrupe soluciones tan dispares, entonces un ERP integrado, como Sage X3, es tu mejor opción.

A menos que tus necesidades sean muy limitadas, normalmente tanto el coste de implementación como el de uso de un ERP integrado es bastante menor que el de varios softwares especializados. Además, a la hora de actualizar, no es lo mismo actualizar un único software que varios, por lo que también resultará más caro su mantenimiento. Además, en coste y tiempo, no es lo mismo gestionar un único proveedor que varios.

Como hemos mencionado antes, normalmente, para las pymes la mejor opción es un ERP integrado, pero lo más importante es que la solución elegida se ajuste a la mayoría, sino a todos, los requisitos clave de tu negocio.

No reconocer la singularidad de tu negocio

Cada industria tiene sus peculiaridades. La falta de adaptación del software ERP a las características propias de cada industria es una de las principales causas de fracaso en las implementaciones de ERP.

Asegúrate de que el ERP elegido se puede personalizar y configurar a tu medida para que realmente satisfaga todas tus necesidades. Pero, no sólo eso, sino que además sea a un coste razonable y en un tiempo de desarrollo también razonable.

También es importante asegurarse de que ese ERP va a crecer contigo. Es decir, que sus funcionalidades y capacidades no se van a quedar cortas al mínimo crecimiento que tengas.

Y no te quedes sólo en el ERP. Es imprescindible que el proveedor elegido conozca bien tu industria. Es la mejor forma de asegurarte de que entiende tus necesidades y, por tanto, los requerimientos de negocio que debe satisfacer el ERP en cuestión. 

No elegir un proveedor cualificado

Cuando se trata de adquirir un ERP, elegir el proveedor adecuado puede ser la diferencia entre una implementación exitosa y otra fallida.

Uno de los errores más habituales a la hora de elegir proveedor es elegir a alguien que no conoce tu industria, tu negocio.

Elegir a alguien que conozca bien tu sector, te ayudará a tener una implementación más rápida, a menor coste y a ser más eficiente en el uso del ERP. Además, elige a alguien que no sólo la conozca, sino que sepa hacia dónde va. Tu proveedor debe estar bien informado de los nuevos estándares de la industria e incorporar los procesos relacionados en su ERP estándar para manejar estos requisitos.

También es importante tener una relación a largo plazo con tu proveedor de ERP. Hay proveedores que sólo buscan implantar la solución y largarse. Debes buscar a alguien que esté a tu lado siempre que lo necesites. Ofrecer un buen soporte, actualizaciones periódicas y nuevos productos y/o servicios, formación en las herramientas y líneas abiertas de comunicación son signos claros de que un proveedor apuesta firmemente por las relaciones a largo plazo con sus clientes.

No prestar la atención que necesita la implementación del ERP

Uno de los problemas más comunes durante la implantación de un ERP es la falta de un responsable de proyecto dentro de la compañía realmente comprometido. La mayoría de las implantaciones exitosas ocurren cuando el responsable de proyecto dedica entre el 80% y el 90% de su tiempo al proyecto. Su función es agilizar el proceso y mantener las cosas bajo control. Si estás invirtiendo dinero y tiempo en una solución que mejorará el rendimiento de tu negocio, ¿no vale la pena implicar a alguien para asegurarse de que se hace bien?

Otro de los puntos donde las empresas fallan es en la falta de compromiso y apoyo por parte de la dirección. El presidente, director o cualquier otro alto ejecutivo de la compañía debe estar involucrado. Esto no quiere decir que tenga que gestionar el día a día del proyecto, para eso ya está el responsable de proyecto, sino que se refiere a su participación en reuniones relacionadas con el estado del proyecto. Un sólido compromiso por parte de la dirección es otro de los puntos clave para que la implementación del ERP sea un éxito.

La reticencia por parte del cliente en aceptar el cambio es otro error habitual que puede influir en el éxito de la implementación. Cuando la empresa está dispuesta a cambiar sus procesos de negocio y a adoptar nuevas ideas y conceptos, es más probable que la implementación sea un éxito y que experimente a largo plazo los beneficios del nuevo sistema. Es importante darse cuenta de que un buen partner de soluciones ERP no es solo responsable de proporcionarte un sistema que te ayude a conseguir tus objetivos clave de negocio, sino que también es alguien que te puede guiar hacia una mejor forma de hacer negocios basándose en las mejores prácticas de tu sector.

No documentar tus procesos de negocio una vez finalizada la implementación del ERP es otro de los errores más comunes. La transición más exitosa se puede conseguir cuando hay documentación escrita para cada departamento. Esto permite que la empresa continúe funcionando al 100% durante la transición y el periodo de aprendizaje. Así, en caso de que un empleado se marche de la empresa o cambie de puesto, la persona que lo sustituye puede aprender a desempeñar su trabajo más rápidamente y más eficientemente  ya que dispone de documentación a mano que sirve como formación inmediata.

Otro error frecuente es asumir que las necesidades de formación de tus empleados en la nueva herramienta se acaban con la formación inicial proporcionada por el proveedor. Es imprescindible que los empleados sigan formándose después de que el ERP se haya implementado. Una vez que el ERP ya esté funcionando, los usuarios deben continuar con una formación periódica ya sea cada 4, 6 o incluso 8 meses.

Testar adecuadamente el ERP es una de las tareas imprescindibles que hay que hacer cuando se está implementando el ERP. Es necesario hacer una prueba “en vivo” donde los usuarios de cada departamento hagan su trabajo usando datos reales. Hacer el proceso completo con un orden “pseudoreal”, permitirá identificar cualquier error en los procesos antes de la puesta en marcha definitiva del ERP. En muchos casos, los problemas que descubriremos en la fase de testeo requerirán hacer modificaciones menores. Con el objetivo de minimizar los errores y maximizar el potencial del ERP, es crucial probar todos sus datos, procedimientos y procesos antes de su puesta en funcionamiento definitiva.

No invertir en un ERP a largo plazo

A la hora de elegir un ERP, es importante ser realista en cuanto a las expectativas en la inversión requerida. Recuerda que estás haciendo una inversión para mejorar tu negocio. Si bien es cierto que el dinero que va a costar es importante, la clave está en elegir el ERP adecuado y el partner adecuado, el cual te proporcionará una rápida y eficiente implementación, así como un alto ROI y un bajo TCO (Total Cost of Ownership) después de la implementación.

A veces, lo que puede parecer la solución más económica, es la que a largo plazo resulta más costosa. Cuando estés valorando las diferentes propuestas de los proveedores, si encuentras que una de ellas, desde un punto de vista de coste, es notablemente inferior que la de los demás, sospecha. Puede que sea demasiado bueno para ser verdad.

Esta notable diferencia en el precio suele deberse normalmente a que el ERP de ese proveedor no ofrece las mismas características y beneficios que los de los demás. Es posible que no incluya herramientas esenciales que necesitas para gestionar tu negocio. También puede ser que se trate de una solución muy rígida, haciendo difícil satisfacer las necesidades de tu negocio.

En ocasiones, para conseguir la flexibilidad que necesitas, tienes que volver a invertir en una actualización o en una versión superior, llegando incluso a tener que sustituir en un tiempo tu ERP, reduciendo o eliminando por completo cualquier ahorro inicial que hubieras tenido.

Usa tu intuición y buen juicio cuando compares propuestas de diferentes proveedores.  Busca soluciones que te ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos principales de tu empresa. El presupuesto es importante, pero asegúrate de saber lo que estás recibiendo a cambio y pídele a tu proveedor que te diga cuándo podrás empezar a ver un retorno de la inversión. Las decisiones apresuradas en favor del proveedor del ERP de menor coste, puede dejarte más tarde con un montón de costes ocultos y retrasar o eliminar cualquier ROI.

 

¿No tienes claro qué ERP encajaría en tu empresa?

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Thursday, August 3, 2017

¿En qué escenario ERP está tu empresa?

Después de cientos de reuniones con posibles clientes durante años para hablar sobre la implantación de alguno de los ERP de Sage en sus negocios, nos hemos dado cuenta de que en muchas ocasiones provienen de uno de los tres escenarios que a continuación vamos a ver. Vamos a analizarlos y a desglosar exactamente los problemas a los que se enfrentan las empresas en cada uno de ellos.

Empresas que NO utilizaban un ERP

La idea de que un fabricante o un distribuidor no utilice un ERP para gestionar sus operaciones y procesos puede resultar un poco incomprensible, pero esto no siempre se debe a que no quieran tener un ERP o a que desconozcan su importancia. De hecho, la primera experiencia que una empresa suele tener con un software ERP suele deberse a que ha crecido y eso hace que necesite desarrollar procesos más fiables.

En el año 2015 un estudio de Software Advice realizado en Estados Unidos concluyó que dos tercios de las empresas que estaban invirtiendo en ese momento en una solución ERP, no contaban con un ERP. Es decir, estaban implantando su primer ERP. Además, de esos, 3 de cada 10 indicaron que el crecimiento era el principal motivo que les había llevado a adquirir un ERP. Otras de las razones eran la mejora de la gestión de la relación con los clientes y mejorar el flujo de información entre departamentos.

Para una empresa que aborda por primera vez la compra de un ERP, la selección de la solución más adecuada para su negocio puede ser un proceso largo, llegando incluso a convertirse en un auténtico quebradero de cabeza.

Empresas con un ERP Frankenstein

No todas las empresas tienen crecimientos meteóricos. Las empresas que crecen gradualmente a lo largo del tiempo, muchas veces acaban teniendo un ERP “Frankenstein" compuesto por múltiples soluciones dispares con diferentes grados de interoperabilidad. Algunos funcionan bien y otros no.

Pero, ¿qué suele ocurrir cuando las empresas utilizan este tipo de ERP? Para empezar, el flujo de datos puede verse obstaculizado debido a la incompatibilidad entre diferentes formatos de archivos. Hay que ser conscientes de que el hecho de no poder compartir libremente la información en tiempo real acaba con la colaboración interdepartamental.

Asimismo, un ERP “Frankenstein" puede dificultar la optimización de los procesos y favorecer la creación de silos de información manteniendo los datos aislados y sin compartir con el resto de la organización. No disponer de una información completa y en tiempo real para la realización de análisis o el establecimiento de KPIs, provoca que las empresas no puedan tomar decisiones informadas asumiendo un nivel de riesgo innecesario.

Además, la formación de los empleados en diferentes interfaces heterogéneas lleva tiempo y con cada nueva aplicación a aprender, las posibilidades de cometer errores al utilizarlas es mayor. 

Empresas con ERP de desarrollo propio

"Siempre lo hemos hecho así” es una de las frases que recurrentemente aparece en las reuniones con posibles clientes que tienen un ERP propio (desarrollado dentro de la compañía).

Estas soluciones ERP desarrolladas internamente comparten algunos problemas con los que hemos llamado anteriormente "ERPs Frankenstein" como la dificultad para compartir datos entre los diferentes departamentos. Sin embargo, si hay algo que casi todos tienen en común es que no fueron desarrollados por expertos en ERPs.

Los ERPs propios a diferencia de los ERPs de terceros normalmente suelen ser difíciles de personalizar y no se suelen integrar con softwares de terceros. Asimismo, los ERPs propios suelen estar basados en silos de datos lo que restringe la compartición de información.  También pueden producir la duplicidad de datos recargando de esta manera los recursos de almacenamiento de la compañía.

¿Qué puede hacer Aelis por las empresas que están en uno de estos 3 escenarios?

Para empezar y aunque tal vez no hacía falta decirlo, implantar un ERP de Sage es obviamente mejor que no tener nada que facilite la gestión de todas las operaciones y procesos del negocio.

Los ERPs de Sage están hechos para empresas que deseen tener un control más transparente de sus recursos, operaciones y procesos gracias al flujo de datos en tiempo real y a sus capacidades de automatización, conectando cada departamento y/o área de negocio a una única fuente de información.

Gracias a su modularidad y configurabilidad, las soluciones ERP de Sage se adaptan a las necesidades de cada empresa. Asimismo, son compatibles con una numerosa lista de aplicaciones empresariales sin dejar de ser unos ERPs totalmente integrados. Las empresas que dispongan de "ERPs Frankenstein" ya no tienen excusa para no cambiarse a uno de los software ERP de Sage.

Por último, cuando las empresas trabajan con Aelis, saben que cuentan con uno de los 5 mejores partners de Sage en España. Más de 600 clientes, más de 300 implantaciones en todos los sectores y, lo más importante, más de un 99% de renovaciones nos avalan.

Un ERP debe trabajar para tu empresa y no en contra de tu empresa. Si te has visto reflejado, aunque sea un poco, en alguno de los 3 escenarios, quizá es el momento de empezar a considerar lo que un ERP de Sage puede hacer por tu negocio.

 

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Thursday, July 13, 2017

Salesforce con Sage Live: ediciones y tipos de licencias

Sage Live está creado sobre la plataforma de Salesforce y debido a esto hay varias consideraciones a tener en cuenta en cuanto a ediciones y tipos de licencias.

Ediciones de Salesforce

Salesforce tiene cuatro ediciones básicas:

  • Enterprise: Sage Live trabaja conjuntamente con Enterprise Edition y es la edición incluida al contrar Sage Live. Esta edición está diseñada para satisfacer las necesidades de negocios grandes y complejos. Incorpora herramientas avanzadas de personalización y administración, además de toda la funcionalidad disponible en Professional Edition, que puede soportar implementaciones a gran escala. Enterprise Edition también incluye el acceso a la API de servicios web, por lo que puede integrarse fácilmente con los sistemas de back-office.
  • Professional: Sin embargo, si actualmente tienes Professional Edition, y quieres utilizar Sage Live y Salesforce de manera conjunta, necesitarías actualizar a la edición Enterprise, que es, como comentamos, la que trabaja conjuntamente con Sage Live. La edición profesional incluye herramientas de personalización, integración y administración sencillas y fáciles de usar para facilitar cualquier implementación de tamaño pequeño a mediano.
  • Unlimited: Si tu caso es que tienes la Edición Ilimitada, también podrás utilizar Sage Live. Los clientes que usan la edición ilimitada se benefician de nuevos niveles de flexibilidad de plataforma para gestionar y compartir toda su información bajo demanda. La edición ilimitada incluye toda la funcionalidad de Enterprise Edition, soporte Premier, acceso móvil completo, aplicaciones personalizadas ilimitadas, mayores límites de almacenamiento y más.
  • Developer: La edición Developer es una edición de desarrollo que se utiliza, entre otras cuestiones, por aquellos que quieren integrar otras soluciones con Sage Live. Esta edición proporciona acceso a la plataforma y API de Force.com. Una org de Developer Edition permite a los desarrolladores extender el sistema Salesforce, integrarse con otras aplicaciones y desarrollar nuevas herramientas y aplicaciones.
    Developer Edition proporciona acceso a muchas de las funciones disponibles en las organizaciones de Enterprise Edition.

Tipos de licencias

Salesforce tiene tres tipos de licencia básicos que deben tenerse en cuenta a la hora de contratar Sage Live:

  • Salesforce: Acceso completo al CRM estándar, aplicaciones personalizadas y aplicaciones de AppExchange.  Este tipo de licencia se utiliza para poder modificar todo en Salesforce, incluyendo Sage Live pero no limitado a ello. Cuando se adquiere Sage Live se hace con una licencia de este tipo.
  • Salesforce Platform: Aplicaciones personalizadas y objetos principales (Cuentas, Contactos, etc.). Son las licencias que se asignan a los usuarios de Sage Live.
  • Salesforce Wave: Acceso a la aplicación Wave. Al contratar Sage Live, se asigna una licencia de Wave para cada licencia Sage Live.
  • Salesforce Profile System Administrator: Acceso completo a todos los objetos.

 

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Monday, July 10, 2017

Tipos de usuarios de Sage Live: completos y estándar

Nos encontramos con 2 tipos de usuarios de Sage Live, el usuario completo y el usuario estándar, que se distinguen por su funcionalidad además de por su precio.

Brevemente...

  • Usuarios Completos serían aquellos que tienen acceso a todo el sistema Sage Live, incluyendo la administración del sistema, transacciones y configuración.
  • Usuarios Estántar, es clave en la gestión de la empresa, pero no necesariamente necesita acceso completo a todo el sistema, por eso es importante definir las funcionalidades que incluyen.

Tipos de usuarios de Sage Live POR PERFILES

Usuario Completo

La licencia de usuario completo es la más adecuada para aquellos que quieren acceder a las funciones de contabilidad básicas y avanzadas.

Estos usuarios normalmente están dentro del departamento de finanzas y se trata habitual, pero no exclusivamente, del...

  • propietario / CEO
  • CFO / Director Financiero
  • Contables
  • Administración de ventas y
  • otros equipos administrativos.

Usuario Estandar

El usuario estándar es indicado para un despliegue más amplio en la organización, incluyendo a...

  • gerentes
  • equipos de ventas
  • consultores
  • etc…

Dadas las amplias funcionalidades y herramientas de Sage Live, cada usuario/empleado, más allá del CEO, CFO o Contable, puede ahora contribuir y beneficiarse de Sage Live para lograr una
empresa más productiva.

Tipos de usuarios de Sage Live POR FUNCIONALIDADES

Los tipos de usuarios de Sage Live se diferencian por el tipo de tareas que realizan dentro de la organización. Ambos tipos de usuarios tienen acceso al sistema a través de cualquier dispositivo (móvil, pc o Tablet). Tanto los usuarios completos como los usuarios estándar tienen acceso a Sage Live a través de su dispositivo móvil mediante la aplicación iOS o la aplicación de Salesforce 1 (disponible en iOS, Android y Windows 10).

A continuación, se muestra un resumen de alto nivel de algunas de las características clave y funcionalidades disponibles en Sage Live y el nivel de acceso disponible para los usuarios completos y estándar

Usuario Completo

Un usuario completo es el usuario principal de contabilidad que necesita acceso a todas las funcionalidades de bancos, finanzas, informes, análisis de negocios, pagos, facturación, etc… desde cualquier dispositivo (PC, móvil o tablet). Es probable que se sitúen dentro del departamento de contabilidad y finanzas, y tienen la responsabilidad de las operaciones financieras en el negocio.

  • Gestión del sistema (agregar, eliminar usuarios) (usuario administrador)
  • Configuración de procesos contables
  • Gestión de contabilidad y libro mayor
  • Acceso al origen de datos bancarios
  • Acceso bancario (información contable, saldos, gestión y conciliación)
  • Creación y administración de presupuestos
  • Facturación recurrente
  • Creación, administración y edición de informes y cuadros de mando
  • Consulta de cuadros de mando
  • Creación y aprobación de flujos de trabajo
  • Aprobación de elementos de flujos de trabajo
  • Gestión de transacciones
  • Creación de facturas
  • Gestión de pagos
  • Gestión de cobros
  • Gestión de productividad/tareas
  • Entrada de datos de productividad/tareas (ej: tiempo)
  • Gestión de gastos y pagos
  • Entrada y aprobación de gastos
  • Acceso móvil
  • Administración de Wave Analytics
  • Acceso a la app de Wave Analytics

Usuario Estandar

Una empresa cuenta con un CFO, un contable y posiblemente otras dos personas en el departamento de finanzas. Pero además de esto, hay muchos otros empleados de otros departamentos que trabajan continuamente con el equipo de finanzas, como por ejemplo marketing, operaciones, ventas, etc… Estas personas, que están fuera del departamento de finanzas, no necesitan necesariamente un acceso completo al sistema, pero deben ser capaces de administrar tareas financieras tales como presentar sus gastos al departamento contable, registrar horas a facturar a los clientes, enviar una factura a un cliente o hacer un análisis
actualizado del rendimiento y situación de su área de negocio.

Para hacer de Sage Live una valiosa inversión para todo el negocio, y no sólo para el departamento de finanzas, se ha creado la opción del usuario estándar. Este tipo de usuario tiene acceso a un conjunto de funcionalidades de operativa diaria ajustadas a su perfil y, por lo tanto, tiene un precio adecuado a estas.

  • Consulta de cuadros de mando
  • Aprobación de elementos de flujos de trabajo
  • Creación de facturas
  • Gestión de cobros
  • Entrada de datos de productividad/tareas (ej: tiempo)
  • Entrada y aprobación de gastos
  • Acceso móvil
  • Acceso a la app de Wave Analytics

Esto sitúa a Sage Live como una solución de administración de negocios, y no sólo una solución de contabilidad, ya que puede ser utilizada por múltiples departamentos y empleados de toda la empresa.

Teniendo en cuenta que pueden añadirse usuarios adicionales en cualquier momento, Sage Live se convierte así en la solución más competitiva frente a sistemas de gestión empresarial más grandes y costosos.

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Thursday, July 6, 2017

Cómo contratar Sage Live: Starter Pack

Si te cuestionas cómo contratar Sage Live es que ya sabes que Sage Live da un impulso a las empresas en su crecimiento, les permite ahorrar un tiempo precioso, eliminar errores, reducir los costes, cumplir con la legislación y les ofrece la información más potente sobre su negocio, sin importar dónde se encuentren.

Con funcionalidades avanzadas como la contabilidad multidimensional, Sage Live va más allá del software de contabilidad tradicional y proporciona una poderosa solución de gestión efectiva para el negocio, simplificando la forma de administrar tus finanzas, al tiempo que permite personalización para que puedas hacer las cosas a tu manera.

Pero... ¿Cómo puedo contratar Sage Live?

Sage Live se comercializa a través de un Pack conocido como Starter Pack. El Starter Pack de Sage Live en un paquete que incluye un mix de usuarios completos y estándar, en concreto, 2 usuarios completos
y 6 usuarios estándar.

Este pack está basado en la premisa de que Sage Live es una solución de gestión empresarial que ayuda a todas las áreas de la empresa a operar de manera eficaz, no únicamente al departamento de finanzas.

Además, al adquirir este paquete, se disfruta de un descuento frente a la opción de comprar estos usuarios de forma individual

Tipos de Licencias

Sage Live tiene 2 tipos de licencia. El usuario completo, y el usuario estándar. Cada uno con su precio correspondiente.

Usuario completo

Un usuario completo tiene acceso a todo el sistema Sage Live, incluyendo la administración del sistema, transacciones y configuración. Son usuarios claves del Sistema con acceso competo.

La licencia de usuario completo es la más adecuada para aquellos que quieren acceder a las funciones de contabilidad básicas y avanzadas. Estos usuarios normalmente están dentro del departamento de finanzas y se trata habitual, pero no exclusivamente, del propietario/CEO, CFO/Director Financiero, Contables, Administración de ventas y otros equipos administrativos.

Usuario estándar

El usuario estándar es clave en la gestión de la empresa, pero no necesariamente necesita acceso completo a todo el sistema. Tienen acceso a un conjunto específico de operaciones de uso diario, incluyendo: aprobaciones, consulta de informes e indicadores de negocio, introducción de gastos y facturas.

El usuario estándar es indicado para un despliegue más amplio en la organización, incluyendo a gerentes, equipos de ventas, consultores, etc… Dadas las amplias funcionalidades y herramientas de Sage Live, cada usuario/empleado, más allá del CEO, CFO o Contable, puede ahora contribuir y beneficiarse de Sage Live para lograr una empresa más productiva.

Para que toda la empresa se beneficie de Sage Live, la licencia de usuario estándar tiene un precio muy inferior al de la licencia de usuario completo.

¿Qué se incluye entonces al contratar Sage Live Starter Pack?

  • Incluye 2 usuarios completos y 6 usuarios estándar
  • Acceso desde cualquier sitio y en cualquier momento
  • Licencia de Wave Analytics para todos los usuarios
  • Gestiona hasta 100 empresas
  • Legislación multi-país

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Tuesday, July 4, 2017

¿Cuándo implantar un ERP?

Cuando hablamos de implantar un ERP, normalmente pensamos en empresas de un cierto tamaño, con procesos complejos, donde es tremendamente obvio la necesidad de este tipo de soluciones para gestionar con eficiencia. Pero, ¿qué ocurre con las empresas pequeñas o las medianas? Es este tipo de empresas, la necesidad de un ERP a veces no resulta tan evidente. Por eso, en este artículo vamos a hablar de las cinco señales que nos indican que necesitamos implantar un ERP en nuestra organización.

5 señales de que necesitas ya implantar un ERP

1. El tiempo dedicado a las actividades diarias no hace más que aumentar

Notarás como cada vez lleva más tiempo gestionar las actividades clave de toda la organización. Puede ser que tu departamento de finanzas esté teniendo problemas para tener listos todos los libros a tiempo o quizá el departamento de TI está sobrecargado con la actualización y mantenimiento de los sistemas propietarios.

Si la ineficiencia gobierna tus operaciones diarias aún teniendo un tamaño de plantilla adecuado a tu volumen de negocio, comprueba cuántas aplicaciones de software no interrelacionadas se usan en la empresa. Un ERP integra soluciones y datos en un único sistema, con una base de datos única y una interface común, facilitando la comunicación y la colaboración eficiente entre las diferentes unidades de negocio.

2. Preguntas empresariales sin respuesta

¿Puedes contestar fácilmente a las preguntas importantes sobre tu empresa tanto desde un punto de vista general como de detalle? Por ejemplo, ¿cuántos ingresos te generan cada categoría de productos que comercializas? ¿O cuántas devoluciones recibes? Si no lo sabes, la culpa podría radicar en la información parcelada que ofrecen los sistemas aislados y en la falta de un fácil acceso a las métricas y a los indicadores clave de negocio (KPI). Justo esta problemática es una de las que resuelven los ERP como Sage 200.

3. Procesos de negocio incontrolados

¿Hay áreas cuyos procesos no puedes controlar? Puede ser que cada vez sea más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes o mantener los costes bajo control. En ese caso, puede que tus procesos necesiten reestructurarse para adaptarse al crecimiento o a las prioridades cambiantes del negocio y una de las mejores opciones para ello es usar un ERP.

4. Procesos manuales con múltiples datos

Si la mayoría de los departamentos están usando sus propias aplicaciones y procesos para hacer sus tareas, es probable que se pase mucho tiempo introduciendo datos duplicados en sistemas aislados. La generación de informes llevará mucho tiempo y la posibilidad de que contengan errores será alta. Asimismo, al tratarse de datos aislados, los informes serán mucho más pobres ofreciendo tan sólo visiones parciales.

5. Incapacidad para aprovechar rápidamente las oportunidades

¿Detectas rápidamente nuevas oportunidades de negocio o cuando la has detectado ya ha dejado de ser una oportunidad? Si eres de los segundos, probablemente sea porque estás pasando demasiado tiempo gestionando tu negocio, lo que te impide identificar fácilmente nuevas oportunidades de negocio y mucho menos aprovecharlos.  ERPs como Sage 200 dispone de capacidades analíticas avanzadas que te ayudan a detectar nuevas oportunidades de negocio y a generar nuevos ingresos.

Si estas convencido de que tu empresa puede mejorar con la implantación de un ERP, pero no estás seguro de que ahora sea el momento, puede ser que tan sólo temas el proceso de implementación. Las pequeñas y medianas empresas se ponen nerviosas sólo con pensar en los largos y costosos procesos de implementación que abordan las grandes compañías. Pero, ahora, los tiempos han cambiado. La llegada de ERPs como Sage 200 basados en la nube permiten una puesta en marcha rápida con una inversión inicial mínima.

Si al final te decides, recuerda que no hay dos ERPs iguales. Antes de empezar a buscar y comparar soluciones, define claramente tus objetivos y necesidades. Luego encuentra una solución que se adapte a ellas.

 

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Tuesday, June 27, 2017

Descuadres entre la Contabilidad Analítica y Financiera

Los retrasos en las entregas, las discrepancias en los formatos, la falta de información, entre otros, desembocan en el mayor de todos los problemas: cómo cuadrar las cuentas. La contabilidad analítica y financiera están estrechamente relacionadas. Mientras que la contabilidad analítica proporciona a la contabilidad financiera la valoración de las existencias finales de materias primas, productos intermedios y finales, ésta a su vez facilita información a la contabilidad analítica sobre los gastos e ingresos del período.

Por muy experto y profesional que sea el responsable financiero, si no se le proporciona lo necesario, le será imposible realizar un análisis real del rendimiento de la empresa, planificar su crecimiento o cumplir sin sustos las obligaciones fiscales y legales. Incluso haciendo todo bien puedes sufrir una inspección de Hacienda.

Si no quieres matar moscas a cañonazos, lo mejor es que sigas estos consejos:

 

Lleva las cuentas al día

El trabajo de un CFO no se resume únicamente a finales de trimestre para cumplir con Hacienda. Es una labor del día a día.

Extrae información de la propia contabilidad analítica y financiera

Realizar estudios cada trimestre no solo permitirá analizar la solvencia, liquidez y endeudamiento de la compañía, si no que nos proporcionará información adicional para la toma de decisiones encaminadas a cumplir los objetivos de la empresa.

Se colaborador

Es más fácil avanzar cuando los ejecutivos de todas las áreas actúan en consonancia.

Dispón de un programa que cubra las exigencias de la empresa

Es vital contar con un programa que permita, por un lado, introducir datos de forma fácil y, por otro, obtener listados e informes claros.
Sage 200c, no solo es ideal para llevar una contabilidad, sino que está adaptado en todo momento a los cambios legales para que puedas cumplir con tus obligaciones legales y fiscales.

 

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Descuadres entre la Contabilidad Analítica y Financiera es cortesía de http://www.aelis.es/


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